10 راه حل عملی برای هوشمندانه کار کردن به جای زیاد کار کردن!

صرف نظر از شغل یا کار شما، همیشه ساعات کافی در روز برای انجام همه کارها وجود ندارد. در نتیجه، دائماً احساس می‌کنید که عقب هستید. و این موضوع برای بهره‌وری و سلامتی شما خوب نیست. بنابراین؛ هوشمندانه کار کردن به جای زیاد کار کردن همیشه می‌تواند شرایط مطلوبی را برای ما ایجاد کند.

همانطور که باب سالیوان در CNBC.com توضیح می‌دهد؛ “تحقیقی که تلاش می‌کند رابطه بین ساعات کار و بهره‌وری را کم کند، نشان داد که میزان خروجی کارکنان پس از 50 ساعت کار در هفته به شدت کاهش می‌یابد و پس از 55 ساعت دیگر عملکرد به صفر می‌رسد. طبق مطالعه‌ای که سال گذشته توسط جان پنکاول از دانشگاه استنفورد منتشر شد، کسی که 70 ساعت وقت می‌گذارد؛ 15 ساعت بیشتر تولید نمی‌کند. “

در این مقاله قصد داریم بیان کنیم که چگونه باید بجای کار کردن زیاد، هوشمندانه کار کنیم. پس با این مقاله مایندینو همراه باشید.

هوشمندانه کار کنید؛ سخت کار نکنید!

همانطور که بیان شد صرف نظر از وظیفه یا محیطی که در آن کار می‌کنید؛ یک راه حل ساده وجود دارد که همه ما می‌توانیم از آن برای بهره‌وری بیشتر استفاده کنیم: تعیین اهداف. اما نه هر هدفی، بلکه اهداف هوشمند. قبل از اینکه به چگونگی تعیین اهداف SMART بپردازیم، مهم است که بدانیم چرا آنها کار می‌کنند.

فقط یک جستجوی سریع به شما نشان می دهد که تعیین اهداف چقدر مهم است. آنها به ما کمک می‌کنند تا بر آنچه مهم است تمرکز کنیم و می‌توانند به ما انگیزه دهند تا از تمام توان خود استفاده کنیم. اما یکی از بزرگترین دلایلی که اهداف به ما کمک می‌کنند تا موثرتر باشیم این است که آنها ما را مجبور به تأمل می‌کنند.

با تعیین اهداف SMART  هوشمندانه کار کنید!

ایجاد اهداف خوب زمان می‌برد و این بدان معناست که ما باید یک قدم به عقب برداریم و واقعاً به این فکر کنیم که چه کار می‌کنیم و چرا این کار را انجام می‌دهیم. ما نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم که به طور جادویی راه بهتری برای انجام وظیفه خود پیدا کنیم. ما باید تلاش خود را از قبل انجام دهیم؛ اما تعیین اهداف راه میانبر ما برای یافتن راه حل‌های بهتر است زیرا نه تنها نقشه راه خود را برای موفقیت تنظیم می‌کنیم؛ بلکه وقتی به کار خود باز می‌گردیم تمرکز بیشتری داریم و در دراز مدت با اولویت‌های خود هماهنگ می‌شویم.

با این وجود، همه اهداف برابر نیستند و برای اینکه بتوانیم هوشمندانه کار کنیم، باید اهداف هوشمند را تعیین کنیم.

 SMART یک چارچوب برای تعیین اهداف با کیفیت است؛ و در حالی که روش‌های دیگری نیز وجود دارد، اصول SMART  کاربرد بیشتری دارد.

S: مشخص

هدف ما چیست؟

با این هدف می‌خواهید به چه چیزی برسید؟

برای رسیدن به این هدف به چه چیزی نیاز دارید؟

آیا برای دستیابی به این هدف با افراد دیگر همکاری می‌کنید؟

M: قابل اندازه‌گیری

آیا می‌توانید آن را اندازه‌گیری کنید؟

چگونه می‌توانید این هدف را کمی کنید؟

نتیجه مورد انتظار چیست؟

A: دست یافتنی

آیا با توجه به محدودیت‌ها / مهارت‌ها، هدف قابل دستیابی است؟

هدف شما با منابعی که در اختیار دارید منطقی است؟

به سرمایه‌گذاری شرکت نیاز دارد؟

R: واقع‌گرایانه

آیا هدف برای من، کار من، پروژه من مهم است؟

آیا با وظایف فعلی و وظایف تیمی شما مطابقت دارد؟

چرا صلاحیت رسیدن به این هدف را دارید؟

T: محدوده زمانی مشخص

آیا هدف در حال حاضر منطقی است و آیا می‌توان آن را در زمان معقولی تکمیل کرد؟

چارچوب‌های چگونه هوشمندتر کار کردن!

تفکر در مورد کار مورد نظرِ ما هرچه باشد؛ این چارچوب در دراز مدت می‌تواند به ما کمک کند.

✅ موارد غیر ضروری/ بی ربط را حذف کنید!

هنگامی که ما روش مشخصی در مورد آنچه باید انجام شود را نداریم؛ بعید است که در بهترین حالت خود عمل کنیم. تمرکز بر موارد ضروری و مرتبط برای رسیدن به اهداف ما به ما کمک می‌کند تا تمرکز کرده و تلاش خود را در جایی که مهم است به کار گیریم و در وقت و انرژی صرفه جویی کنیم.

✅ کارهایی را که انجام می‌دهید بسنجید و بدانید کجا می‌توانید پیشرفت کنید!

اگر نمی‌توانید آن را اندازه‌گیری کنید؛ در نتیجه نمی‌توانید آن را بهبود بخشید. بخشی از هوشمندانه کار کردن این است که از اشتباهات خود درس بگیریم.

✅ لیست‌های وظایف دشوارتر را در اولویت قرار دهید!

فقط 24 ساعت در روز وقت دارید(با احتساب زمان‌هایی که خواب هستیم). هنگامی که می‌دانیم مهمترین وظیفه چیست، می‌توانیم بر روی اولویت اول کار کنیم و تمام وقت خود را صرف چیزهایی نکنیم که برای ما در اولویت نیستند.

✅ در یک نگاه بدانید که چه کاری را برای چه انجام می‌دهید!

یک قدم عقب نشینی در کار می‌تواند به ما در دستیابی به چشم‌انداز کمک کند؛ خواه برای پیاده‌روی باشد یا کارهای دیگری همچون؛ صرف ناهار یا تعطیلات. اما وقتی برای مقابله با وظایف خود وارد کار می‌شویم؛ داشتن اهداف مجزا، قابل اجرا و معنی‌دار، ما را بسیار مولدتر می‌کند.

✅ هنگامی که به کمک یا تکمیل کاری نیاز داریم با دیگران ارتباط برقرار کنید!

هیچ انسانی جزیره‌ای نیست و همه ما در مقطعی به کمک احتیاج داریم. هنگامی که توانستیم مراحل بالا را به خوبی انجام دهیم؛ می‌توانیم با دیگران ارتباط برقرار کرده و از آنها کمک بگیریم. این کار به مدیریت زمان شما و همچنین کاهش استرس در محل کار کمک می‌کند.

در حالی که ما اغلب فکر می‌کنیم هوشمندانه کار کردن به معنای ایجاد چیزی کاملاً جدید است؛ حقیقت این است که ما می‌توانیم با استفاده از منابع و زمان موجود هوشمندانه کار کنیم. نکته اصلی این است که برای برنامه‌ریزی و تأمل (حتی به مدت 15 دقیقه) در مورد آنچه انجام می‌دهیم وقت بگذاریم و وظایف خود را به قطعات کاری قابل اجرا و هوشمند تبدیل کنیم.

چگونه هوشمندانه کار کنیم؟

به جای گذراندن ساعت‌های اضافی و همچنین کار کردن زیاد، می‌توانید با تمرکز بر آنچه واقعاً اهمیت دارد، در کار موثرتر شوید.  در ادامه می‌توانید با رعایت ده نکته ساده، هوشمندانه کار کردن را از همین حالا آغاز کنید.

1. مشغله‌های خود را کم کنید!

فکر کنید؛ به تازگی یک پروژه بزرگ به شما محول شده است. به طور طبیعی ذهن شما با یک میلیون فکر متفاوت در مورد اینکه از کجا شروع کنید و برای انجام کار به موقع به چه چیزهایی نیاز دارید می‌چرخد. در نتیجه، شما شروع به ایجاد یک لیست برای انجام کارهای بسیار حجیم می‌کنید.

مشکل این فهرست‌های خارج از کنترل این است که آنها بسیار زیاد هستند و شما را از مولد بودن باز می‌دارد. این به این دلیل است که شما چند کار را انجام می‌دهید و انرژی خود را به سمت کارها و فعالیت‌های بی‌اهمیت هدایت می‌کنید.

در عوض، فهرست‌های خود را با تمرکز بر 3 تا 5 وظیفه فوری، مهم و چالش برانگیز خود در روز، با نام مستعار مهمترین وظیفه (MIT) ، ساده نگه دارید. قبل از رفتن به کارهای کم اهمیت‌تر، هر بار روی یک کار تمرکز کنید. وقتی این کار را انجام دهید، احساس بهره‌وری بیشتری خواهید کرد و اضطراب کمتری خواهید داشت.

لو باباوتا پیشنهاد می‌کند که حداقل یکی از MIT های شما باید مربوط به اهداف شما باشد و شما باید آنها را در صبح انجام دهید. خواه در خانه باشد یا در دفترکار؛ صبح اول با MIT خود برخورد کنید.

به گفته لو:

اگر کارهای خود را به بعد موکول کنید، مشغول خواهید شد و وقت شما برای انجام آنها کم می‌شود. آنها را از سر راه بردارید، و بقیه روز را آسوده سپری کنید.

2. برای هوشمندانه کار کردن؛ نتایج خود را اندازه‌گیری کنید، نه زمان خود را!

وقتی صحبت از بهره‌وری و هوشمندانه کار کردن می‌شود؛ ما اغلب بر مدت زمان تکمیل چیزی تمرکز می‌کنیم. برخلاف آنچه در یک روز انجام دادیم به عنوان مثال؛ شما فقط چهار ساعت را صرف نوشتن یک پست وبلاگی 1000 کلمه‌ای کردید. ممکن است کمی مات و مبهوت باشید زیرا این کار بخش بزرگی از روز شما را از بین برده است.

اما اگر روی قسمت‌های کوچکتر پست وبلاگ تمرکز کنید، چه می‌کنید؟ به عنوان مثال؛ شما به پنج بخش 200 کلمه‌ای تقسیم کرده‌اید، آن را به درستی قالب‌بندی کرده‌اید، سرفصل‌ها را اضافه کرده‌اید، یک غلط املایی را اجرا کرده و تصاویر اضافه کرده‌اید. ناگهان متوجه می‌شوید که واقعاً کارهای زیادی را در آن بازه زمانی انجام داده‌اید.

تحقیقات تیم Behance نشان داد:

اهمیت دادن به ساعت و حضور فیزیکی بر عملکرد و نتایج، منجر به فرهنگ ناکارآمدی (و اضطراب) می‌شود.

“فشار ناشی از نشستن پشت میز شما تا زمان معینی باعث ایجاد یک فرهنگ کارخانه‌ای می‌شود که چند قانون اساسی در مورد ایده‌پردازی و طبیعت انسان را نادیده می‌گیرد: 1. وقتی مغز خسته است، خوب کار نمی‌کند، 2. ایجاد ایده با شرایط خاص خود اتفاق می‌افتد، 3. هنگامی که احساس می‌کنید مجبور هستید فراتر از توانایی خود کار کنید، از کاری که انجام می‌دهید متنفر می‌شوید. “

یک راه برای کمک به شما در اندازه‌گیری و سنجش نتایج به جای زمان، ایجاد لیست‌های انجام شده است. این به سادگی یک گزارش مداوم از همه چیزهایی است که در یک روز انجام داده‌اید. با حفظ این لیست، انگیزه و تمرکز بیشتری احساس خواهید کرد زیرا در واقع می‌توانید آنچه را که انجام داده‌اید را ببینید.

به گفته Leo Widrich، بنیانگذار Buffer: 

لیست‌های انجام شده به شما امکان می‌دهد: روز خود را مرور کنید. به شما فرصت می‌دهد تا دستاوردهای خود را قدر بدانید و به شما در برنامه‌ریزی موثرتر کمک می‌کند.

3. تعدیل نگرش داشته باشید!

تیم Mind Tools اظهار می‌دارد که وقتی “نگرش مثبت” داریم در کار مثرتر هستیم.

“افرادی که نگرش خوبی دارند هر زمان که بتوانند ابتکار عمل را به دست می‌گیرند. آنها با کمال میل به همکار نیازمندِ خود کمک می‌کنند؛ و اطمینان حاصل می‌کنند که کارشان با بالاترین استانداردها انجام شده است.”

و هرگز از چنین افرادی نمی‌شنوید که بگویند، کارشان “به اندازه کافی خوب” است. این به این دلیل است که آنها فراتر و فراتر می‌روند.

علاوه بر این، نگرش خوب در محل کار به شما کمک می‌کند تا استانداردهایی را برای کار خود تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که مسئولیت خودتان را بر عهده می‌گیرید و تصمیمات را آسان‌تر می‌گیرید زیرا آنها بر اساس شهود شما هستند. “این ویژگی قابل تحسین در بسیاری از سازمان‌ها به سختی یافت می‌شود. اما نشان دادن تصمیم‌گیری اخلاقی و صداقت می‌تواند درهای بسیاری را در آینده برای شما باز کند.”

4. ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید و در نهایت ارتباط برقرار کنید!

صرف نظر از اینکه شما مستقل، کارآفرین یا کارمند هستید؛ مواقعی پیش می‌آید که مجبور خواهید شد با دیگران کار کنید. به این ترتیب، شما باید مهارت‌های ارتباطی و همکاری خود را تقویت کنید. هنگامی که این کار را انجام می‌دهید؛ مجدداً کارهای اضافی و وقت تلف شده را از بین خواهید برد تا سوء تفاهم‌ها و سوء ارتباطات را برطرف کنید.

می‌توانید با تقویت مهارت گوش دادن فعال خود و ماندن روی یک موضوع هنگام برقراری ارتباط شروع کنید. به عنوان مثال؛ هنگام نوشتن یک ایمیل، آن را کوتاه و پرنفوذ بنویسید. اطلاعات زیادی را در پیام قرار ندهید زیرا فقط گیرنده را گیج می‌کند.

5. برای هوشمندانه کار کردن؛ به یک روال عادی پایبند باشید!

“ما موجوداتی‌ها هستیم که به راحتی عادت می‌کنیم. هنگامی که ما روال عادی را ایجاد می‌کنیم؛ می‌توانیم وظایف را سریع‌تر انجام دهیم.

6. کارهای بیشتری را به صورت خودکار انجام دهید!

آیا می‌خواهید به راز هوشمندانه کار کردن به جای کار کردن زیاد دست پیدا کنید؟ تصمیماتی را که باید در طول روز بگیرید باید کاهش دهید. به همین دلیل است که مارک زاکربرگ سالها یک لباس می‌پوشید.

تونی شوارتز ، رئیس و مدیرعامل پروژه انرژی، در هاروارد بیزینس ریویو، می‌نویسد: “راز متضاد انجام کارها این است که آنها را اتوماتیک‌تر کنیم، بنابراین انرژی کمتری مصرف خواهید کرد.”

“به نظر می‌رسد که هر یک از ما دارای یک مخزن اراده و نظم هستیم؛ و با هرگونه تنظیمِ آگاهانه، به تدریج از بین می‌رود. به عبارت دیگر، اگر انرژی خود را صرف مقاومت در برابر یک کوکی کنید؛ انرژی کمتری برای برای حل یک مشکل دشوار خواهید داشت. اراده و نظم و انضباط به طرز غیرقابل قبولی در طول روز سپری می‌شود “

به همین دلیل است که زاک هر روز یک لباس می‌پوشید. با حذف این موارد احمقانه یا بیهوده، او می‌تواند تمام انرژی خود را بر تصمیمات مهم‌ترِ کار، متمرکز کند.

7. برای هوشمندانه کار کردن؛ چند وظیفه را متوقف کنید!

همه ما معتقدیم که چند کاره هستیم. در حقیقت، انسان‌ها قادر به انجام چند کار همزمان نیستند.

ارل میلر، عصب شناس می‌گوید:

مردم نمی‌توانند چند وظیفه را به خوبی انجام دهند، و وقتی مردم می‌گویند می‌توانند؛ خود را دچار توهم می‌‌کنند؛ زیرا مغز در توهم زدن بسیار خوب کار می‌کند.

در حقیقت، محققان دریافته‌اند که در واقع می‌توانند مغز را در هنگام انجام چند وظیفه دچار مشکل کنند.

بنابراین دفعه بعد که تمایل به انجام چند وظیفه دارید، متوقف شوید. کمی نفس بکشید و سپس دوباره به عقب برگردید و روی چیزی تمرکز کنید که باید در حال حاضر انجام شود. پس از انجام این کار، می‌توانید به سراغ کار دیگری بروید.

8. برای انجام کارها تعلل نکنید!

طبق قانون پارکینسون، که از نام مورخ سیریل نورثکوت پارکینسون نامگذاری شده است، “اگر تا آخرین لحظه منتظر بمانید؛ انجام آن فقط یک دقیقه طول می‌کشد.”

فکرش را بکنید. شما یک کاری دارید که باید در طول یک ماه انجام دهید. اما شما آن کار را دقیقا می‌گذارید روز آخر انجام می‌دهید.

سعی کنید کارهای خود را در طول یک ماه برنامه‌ریزی کنید که هم بهتر و هوشمندانه‌ کار کنید و هم نتیجه بهتری بگیرید.

9. برای هوشمندانه کار کردن؛ استرس خود را تسکین دهید!

از آنجایی که استرس می‌تواند مشکلات جسمی، احساسی و رفتاری ایجاد کند؛ که می‌تواند بر سلامتی، انرژی، رفاه و هوشیاری شما تأثیر بگذارد؛ تعجبی ندارد که استرس مانع عملکرد کار شما شود.

به گفته انجمن روانشناسان آمریکا ، “استراتژی های کاهش استرس عبارتند از: ورزش و تحرک بدنی، دعا یا حضور در مراسم مذهبی، مطالعه، گوش دادن به موسیقی، گذراندن وقت با دوستان یا خانواده، ماساژ گرفتن، بیرون رفتن برای پیاده روی، مدیتیشن یا انجام یوگا و گذراندن وقت با یک سرگرمی خلاقانه. “

یکی دیگر از تکنیک های موثر در مدیریت استرس؛ افزایش کنترل شما از قبل است. می‌توانید از شب قبل برنامه‌ریزی کرده و به روال عادی خود پایبند باشید. به این ترتیب می‌دانید صبح باید دقیقا چه کاری را انجام دهید.

10. بیشتر کارهایی را که دوست دارید انجام دهید!

همه از امتیاز کافی برای انجام کارهایی که دوست دارند برای امرار معاش برخوردار نیستند. حتی اگر در حال تعقیب رویاهایتان هستید و علاقه‌های خود را دنبال می‌کنید؛ باز هم کارهایی وجود دارد که دوست ندارید انجام دهید. در هر صورت، بیشتر بر روی کاری تمرکز کنید که واقعاً از انجام آن لذت می‌برید.

به عنوان مثال؛ اگر آشپز هستید، بدیهی است که عاشق آشپزی هستید. به جای گذراندن روزهای خود در انجام وظایف اداری، این کارها را به دیگران واگذار کنید تا بتوانید زمان بیشتری را در آشپزخانه یا بازار صرف کنید تا مواد اولیه تازه پیدا کنید.

وقتی این کار را انجام دهید، احساس رضایت بیشتر، الهام بخش، چالش برانگیز و مولد خواهید کرد.

همه ما میخواهیم بیشتر وقت خود را صرف هوشمندانه کار کردن به جای کار کردن زیاد کنیم؛ اما اکثر افراد در نهایت، کار بیش از حد انجام می‌دهند.

بیاموزید که چگونه از اهداف هوشمند برای بهینه‌سازی خروجی کار خود استفاده کنید.

مایندینو؛ اندیشه‌ای نو!

احتمالاً شما قبلاً این جمله را شنیده‌اید که؛ به جای کار کردن زیاد، هوشمندانه کار کنید؛ و شاید حتی چند لیست ایده در مورد نحوه انجام آن را تا به حال خوانده‌اید. اما هنگامی که خود را درگیر یک کار می‌دانید و یا کار زیادی بر دوش شما می‌افتد؛ تمرکز شما مختل می‌شود.

یکی از دلایلی که ما در ساعات کار یا تلاش‌های شخصی غرق می‌شویم این است که زمان زیادی را صرف انجام برنامه‌ریزی نمی‌کنیم. گاهی اوقات ممکن است احساس کنیم زمان کافی برای برنامه‌ریزی نداریم؛ زیرا کارهای زیادی برای انجام داریم و این منجر به یک چرخه بصری از سرخوردگی می‌شود. برای هوشمندانه کار کردن راه‌های ساده و مفیدی از جمله؛ کم کردن مشغله‌ها، پایبند بودن به یک روال عادی، تسکین استری، توقف چند وظیفه و استفاده از تکنیک اسمارت وجود دارد.

سپاس از اینکه تا پایان این مقاله‌ی آموزشی با مایندینو همراه بودید. امیدواریم که توانسته باشیم توضیحات مفید و کاربردی را در زمینه هوشمندانه کار کردن به جای کار کردن زیاد برای شما بیان کرده باشیم.

شما به کمک چه ترفندهایی هوشمندانه کار می‌کنید؟ آیا هوشمندانه کار کردن را به زیاد کار کردن ترجیح می‌دهید؟
(لطفاً نظر و یا تجربه خود را در این زمینه برای ما بنویسید.)