اثربخش بودن | مجموعه‌ای از مهمترین مهارت‌ها برای اثر بخش بودن مدیر در سازمان!

این که شما مسئول رهبری یک تیم، یک بخش یا کل شرکت هستید؛ شما را ملزم می‌کند که مهارت‌های مدیریت موثر را در خود توسعه دهید. کسب مهارت اثربخش بودن، برای اطمینان از یک تجربه مثبت و نتایج موفق برای سازمان شما ضروری است. حتی اگر چندین سال است که به کار مدیریت مشغول هستید؛ صرف زمان برای توسعه بیشتر و به روزرسانی مجموعه مهارت‌های شما می‌تواند به شما در تبدیل شدن به یک رهبر مولد کمک کند. با این مقاله مایندینو همراه باشید تا به شما کمک کنیم که چگونه به مدیری اثربخش تبدیل شوید.

اثربخشی

توانایی برقراری ارتباط موثر، یک مهارت اساسی است. این مهارت چه در زندگی تجاری و چه در روابط شخصی به کمک ما می‌آید. ارتباط موثر کلید موفقیت ما است.

آموزش در زمینه برقراری ارتباط موثر، روشی فوق‌العاده برای یادگیری و دستیابی به این مهارت است. از طریق تعدادی مدل ارتباطی، به شما نشان خواهیم داد که چگونه پیش بروید و پیش قدم باشید.

«شاخص‌های اثربخش بودن»

در اینجا 14 مهارت اصلی من برای ارتباط موثر وجود دارد. اکنون به این مهارت‌ها تسلط پیدا کنید و تا مدت‌ها در خدمت شما خواهند بود!

1. برای اثربخش بودن؛ اتباطات بین فردی را جدی بگیرید!

به عنوان یک رهبر، مهارت‌های ارتباطی برای شما بسیار ضروری است. ارتباطات بین فردی، بخشی از این مجموعه مهارت است که نه تنها بر کلماتی که استفاده می‎کنید؛ بلکه بر لحن، زبان بدن، حالات صورت و حرکات دست نیز تمرکز دارد. به یاد داشته باشید؛ کارکنان از انواع سیگنال‌های کلامی و غیر کلامی استنباط می‌کنند؛ و مهم است که هنگام صحبت با تیم خود از هر دو آگاه باشید.

به عنوان مثال؛ اگر پروژه پیچیده‌ای را با تیم خود آغاز کرده‌اید و می‌خواهید به آنها در انجام وظایفِ پیشِ رو انگیزه دهید؛ مهم است که پیام را با استفاده از لحن مثبت و لبخند بیان کنید.

2. به ارتباطات غیر کلامی توجه کنید!

به طور کلی کلماتی که ما انتخاب می‌کنیم فقط 7 درصدِ پیامِ منتقل شده را تشکیل می‌دهند. این درصد نشان می‌دهد که ارتباط غیر کلامی از اهمیت بیشتری برخوردار است. زبان بدن یک ابزار مهم ارتباطی است. زبان بدن شما باید به انتقال کلمات شما کمک کند. عوامل دیگری که باید در نظر بگیرید مواردی مانند لحن صدا، حرکات دست و اطمینان از تماس چشمی است.

اگر آرامش دارید و لحن دوستانه‌ای دارید؛ افراد تشویق می‌شوند که با شما هم‌کلام شوند. همچنین این نکته مهم است که با فردی که با او در ارتباط هستید تماس چشمی برقرار کنید؛ اما مراقب باشید که به او خیره نشوید. زیرا این کار ممکن است کمی طرف مقابل را ناراحت کند.

بسیار مهم است که شما سیگنال‌های غیر کلامی را که توسط طرف مقابل نمایش داده می‌شود تشخیص دهید. این سیگنال‌ها به شما بینشی در مورد احساسات آن شخص می‌دهند.

3. برای اثربخش بودن؛ به صورت فعال گوش دهید!

یکی از مهمترین جنبه‌های ارتباط موثر‌، شنونده خوب بودن است. ارتباط موثر مستلزم گوش دادن فعال است. پس در نتیجه گوش دادن فعال را تمرین کنید تا زمانی که برای شما به عادت تبدیل شود.

بنابراین گوش دادن فعال چیست؟ گوش دادن فعال شامل شنیدن و درک آنچه شخص به شما می‌گوید است. تا زمانی که شما به وضوح آنچه را که یک فرد به شما می‌گوید درک نکنید؛ نمی‌توانید به درستی پاسخ دهید. با پرسیدن سوالات یا بیان مجدد آنچه به شما گفته می‌شود؛ شفاف سازی کنید تا مطمئن شوید که پیامی را که به شما منتقل می‌شود کاملاً درک کرده‌اید.

 گوش دادن می‌تواند به شما کمک کند تا نیازها، چالش‌ها و نگرانی‌های شخصی هر یک از اعضای تیم را بهتر بشناسید و در رفع آنها پیشقدم باشید. همچنین به شما کمک می‌کند تا رابطه ایجاد کرده و تأثیر مثبتی بر جای بگذارید.

به عنوان مثال؛ اگر یکی از اعضای تیم می‌خواهد پروژه‌های خلاقانه‌تری را به عهده بگیرد و شما وظایف خلاقانه بیشتری را به او واگذار کنید؛ نشان می‎دهد که به نیازهای او گوش می‌دهید و به شخصیت او در محیط کار احترام می‌گذارید.

4. برای اثربخش بودن؛ یکدل باشید!

همدلی مهارت درک و اشتراک احساسات شخص دیگر است. حتی اگر با شخصی که با او در ارتباط هستید موافق نباشید؛ بسیار مهم است که دیدگاه او را درک کرده و به آن احترام بگذارید. به سادگی، گفتن؛ “من متوجه حرف شما می‌شوم” ، به طرف مقابل اطلاع می‌دهد که شما به حرف او گوش می‌دهید و به دیدگاه او احترام می‌گذارید.

5. برای اثربخش بودن؛ به دیگران احترام بگذارید!

اگر به دیگران و ایده‌های آنها احترام بگذارید؛ احتمال بیشتری وجود دارد که آنها با شما ارتباط برقرار کنند. به سادگی خطاب کردن شخص دیگری با استفاده از نام وی، باعث می‌شود احساس صمیمیت و قدردانی بیشتر ایجاد شود. در صورت برقراری ارتباط از طریق تلفن، همیشه بر مکالمه متمرکز باشید و از حواس‌پرتی خودداری کنید. هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل، وقت بگذارید تا پیام خود را بنویسید و ویرایش کنید؛ و مراقب باشید که گیرنده را با نام خطاب کنید.

همیشه متن پیام یا نامه ای را که نوشته‌اید بخوانید و ببینید آیا محتویات نامه همان چیزی هست که می‌خواستید بگویید!

6. همیشه ذهنِ باز داشته باشید!

برقراری ارتباط موثر، مستلزم آن است که به هر گفتگو با ذهن باز و منعطف برخورد شود. دستیابی به این امر همیشه آسان نیست؛ اما برای برقراری ارتباط موثر بسیار مهم است. همیشه به گوش دادن فعال بپردازید و مطمئن باشید که با پذیرش اینکه دیدگاه طرف مقابل را درک می‌کنید؛ همدلی خود را نشان دهید. اتخاذ این رویکرد همیشه ارتباط صادقانه و مولد را تضمین می‌کند.

7. برای اثربخش بودن؛ شفاف و مختصر صحبت کنید!

تا جایی که ممکن است پیام خود را با استفاده از چند کلمه منتقل کنید. به صورت حضوری، از طریق تلفن یا ایمیل، پیام خود را واضح، مختصر و مستقیم منتقل کنید. اگر با کلمات خود افراط کنید، شنونده یا تمرکز خود را از دست می‌دهد یا  به طور کامل متوجه منظور شما نمی‌شود. قبل از صحبت درباره پیامی که می‌خواهید منتقل کنید کمی فکر کنید. این کار باعث می‌شود از سر و صدا و ایجاد سردرگمی جلوگیری کنید.

8. برای اثربخش بودن؛ بهترین رسانه را برای صحبت کردن در نظر بگیرید!

این نکته بسیار مهم است که بدانید بهترین روش ارتباطی چیست! توجه به استفاده از بهترین شکل ارتباطی باعث می‌شود پاسخی که دریافت می‌کنید؛ مثبت باشد.

برای این کار باید مواردی را در نظر بگیرید؛ مانند این که با چه کسی قرار است ارتباط برقرار کنید، موضوع چقدر مهم است و چقدر ممکن است آن شخص سرش شلوغ باشد. به عنوان مثال؛ اگر از رئیس خود بخواهید حقوق دریافت کند؛ اگر این کار را با پیامک انجام دهید، هرگز جدی گرفته نمی‌شود. به همین دلیل بسیار مهم است راهی را انتخاب کنید که موثرتر و با جواب مثبت همراه باشد.

9. برای اثربخش بودن؛ اهداف را تعیین کنید!

یکی از سخت‌ترین موانعی که رهبران با آن روبرو هستند؛ متحد کردن تیم خود در جهت یک هدف مشترک و ایجاد همکاری است. تعیین اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری به تیم‌ها کمک می‌کند تا با هم کار کنند.

به عنوان مثال؛ به جای اینکه به تیم خود بگویید که می‌خواهید درآمد خود را در این سه ماه افزایش دهید؛ یک هدف دقیق با یک عدد قابل اندازه‌گیری تعیین کنید و یک نقشه راه مشخص برای رسیدن به آن ارائه دهید. به این ترتیب، تیم شما می‌داند چه چیزی انتظار می‌رود و می‌تواند برای رسیدن به هدف متحد شود.

10. اعتماد به نفس داشته باشید!

اعتماد به نفس زیر بنای همه ارتباطات موثر است. اگر اعتماد به نفس داشته باشید؛ دیگران معتقدند شما همانطور که می‌گویید عمل خواهید کرد. برقراری تماس چشمی، استفاده از لحنی محکم اما دوستانه، همه راه‌هایی است که می‌توانید اعتماد به نفس خود را حفظ کنید. به یاد داشته باشید که همیشه به حرف طرف مقابل گوش می‌دهید و به دنبال سرنخ‌های غیرکلامی هستید.

11. برای اثربخش بودن؛ دیپلماسی داشته باشید!

به عنوان یک رهبر، بسیار مهم است که بتوانید همزمان از اهداف شرکت و همچنین نیازهای تیم خود پشتیبانی کنید. دستیابی به این تعادل به معنای حفظ روابط خوب با ذینفعان ارشد و همچنین افرادی است که از طریق ارتباط باز با هر دو طرف مدیریت می‌کنید.

به عنوان مثال؛ در برخی موارد رسیدن به یک هدف شرکت ممکن است به این معنی باشد که از تیم خود بخواهید با افزایش ساعت کاری، خروجی و استراحت خود را کاهش دهند. در این شرایط؛ شما ممکن است برای پاداش‌های مبتنی بر عملکرد با هر یک از اعضای تیم مذاکره کنید. با این کار تیم شما با انگیزه برای رسیدن به هدف فعالیت می‌کنند. همچنین این کار شما  نشان می‌دهد که شما برای تلاش‌های بیشتر آنها ارزش قائل هستید.

12. برای اثربخش بودن؛ تعارضات را حل کنید!

گاهی اوقات، ناسازگاری بین کارکنان یا بخش‌های مختلف بوجود می‌آید. حل این مشکلات به عهده کسانی است که در موقعیت‌های مدیریتی هستند که تنش‌ها را کاهش داده و نیروی کار را متحد کنند. این امر به صبر، ارتباط مداوم و اقدام فوری نیاز دارد. رسیدگی سریع به هر گونه تعارض، محیط کار مثبتی را برای همه افرادِ درگیر تضمین می‌کند.

به عنوان مثال؛ اگر دو کارمند نظر متفاوتی در مورد بهترین روش مدیریت یک پروژه و شروع به تقسیم تیم داشته باشند؛ مهم است که وارد عمل شده و اختلاف را کم کنید. گوش دادن به هر دو طرف و میانجیگری برای سازش بین کارکنان به پیشرفت همه کمک می‌کند.

13. برای اثربخش بودن؛ در کارکنان خود ایجاد انگیزه کنید!

استرس و بارهای سنگین می‌تواند بر روحیه تیم تأثیر بگذارد و بهره‌وری را تهدید کند. وقتی تیم‌ها را مدیریت می‌کنید؛ بسیار مهم است که از کارکنان خود مطلع باشید و آنها را به طور مستمر وادار کنید تا بهترین کار را انجام دهند. برای ایجاد انگیزه موثر در تیم خود، مهم است که یک عمل خوب را ایجاد کنید و آنها را در رسیدن به اهداف شخصی توانمند کنید. برای پیدا کردن خواسته‌های هر کارمند وقت بگذارید و سپس به آنها کمک کنید تا مهارت‌های مورد نیاز برای رسیدن به این اهداف را به دست آورند.

به عنوان مثال؛ اگر می‌دانید که یک کارمند علاقه‌مند به انجام وظیفه ارشد‌تر است؛ به او فرصت دهید تا جلسات و پروژه‌ها را رهبری کند تا بتواند مهارت‌های رهبری خود را توسعه دهند.

14. در انتقال و دریافت بازخورد سریع عمل کنید!

دادن و دریافت بازخوردِ مناسب، یک مهارت ارتباطی ضروری است. به ویژه برای شما که وظیفه‌تان مدیریت افراد دیگر است. ارائه بازخورد سازنده و همچنین تحسین شخص، می‌تواند انگیزه را تا حد زیادی افزایش داده و روحیه ایجاد کند.

 این کار به همان اندازه مهم است که بازخورد دیگران را بپذیرید و تشویق کنید. همیشه به بازخوردها گوش دهید و بر اساس آن مثبت عمل کنید. اگر از هیچ جنبه‌ای از بازخورد مطمئن نیستید؛ کافی است یک سوال بپرسید تا از طرف مقابل توضیح بیشتری دریافت کنید.

مایندینو؛ اندیشه‌ای نو!

اثربخش بودن مجموعه‌ای از مهارت‌هایی اساسی است که کمکتان می‌کند تا در هر کاری که می‌کنید موثرتر واقع شوید. به مدد مهارت‌هایی نظیر؛ گوش دادن، تعیین هدف و تصمیم‌گیری و ارتباط صحیح می‌توانید راحت‌تر و موفق‌تر عمل کنید. درست مثل استفاده از روغن در دستگاه‌ها، که اصطکاک را کاهش و بازدهی را افزایش می‌دهد.

سپاس از اینکه تا پایان این مقاله‌ی آموزشی با مایندینو همراه بودید. امیدواریم که توانسته باشیم با ارائه راه حل‌های مفید و کاربردی به شما در جهت اثربخش بودن بیشتر در سازمان کمک کرده باشیم.

شما به عنوان یک مدیر تلاش می‌کنید چگونه در محیط سازمان خود موثر باشید؟ راهکارهای شما در این زمینه چیست؟

(لطفاً نظر و یا تجربه خود را در این زمینه برای ما بنویسید.)